Tietosuojaseloste

Päivitetty: 02.02.2024

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: ESM-Sähkö Oy
Y-tunnus: 0952980–8
Osoite: Kanslerintie 6
Postinumero: 20200
Postitoimipaikka: Turku
Sähköpostiosoite: info [at] esm-sahko.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja tietosuojavastaava

Yritys: ESM-Sähkö Oy
Nimi: Sami Sinervo
Osoite: Kanslerintie 6
Postinumero: 20200
Postitoimipaikka: Turku
Sähköpostiosoite: sami.sinervo [at] esm-sahko.fi

3. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus

Asiakas-, kohde-, palvelutoiminta- ja markkinointirekisteri

  • Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot.
  • Henkilö-, yritys- ja yhteisötietoja käytetään ESM-Sähkö Oy:n asiakassuhteiden ylläpitoon, viestintään, palveluiden tuottamiseen, palvelusopimuksen laadintaan, laskutukseen ja markkinointiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

  • Käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen, oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn suostumukseen.
  • Tietoja käytetään sopimus- ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin ja toiminnan kehittämiseen.
4.1 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
  • Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, syntymäaika tai henkilötunnus, tiedot asiakkaan tilaamista tuotteista ja palveluista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit ja aineistot, suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet.
  • Verkkopalveluiden käytöstä voidaan kerätä teknisesti tietoa, kuten IP-osoite, sijaintivaltio tai -kaupunki, käytetyt verkkopalvelut, käytetyn laitteen ja käyttöjärjestelmän tiedot, selaintyyppi, sekä ulkoiset sivustot, joista käyttäjä on saapunut tai joihin käyttäjä siirtyy rekisterinpitäjän verkkopalvelusta.
  • Palveluiden käytöstä voidaan kerätä rekisteripitäjän verkkosivustolla tietoa evästeillä, Cookies.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn verkko- ja sähköisten palvelujen käytöstä teknisesti, kolmansien tahojen tarjoamista analyysipalveluista kuten Google Analytics, julkisista tietolähteistä tai julkisten yhteystietojen palveluntarjoajilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuoliselle. Luovuttaminen on kuitenkin mahdollista perusteltua käyttötarkoitusta varten.
  • ESM-Sähkö Oy siirtää joissakin tapauksissa henkilötietoja myös kolmansille osapuolille, jolloin nämä osapuolet toimivat tietojen käsittelijöinä. Tietoja siirretään kolmannelle osapuolelle mm. sähkö- ja teleliittymiä ja muiden palveluiden tuottamista varten. ESM-Sähkö Oy voi myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja liiketoimintansa jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.
  • ESM-Sähkö Oy varmistaa kaikissa tilanteissa sopimuksellisesti, että tietoja säilytetään ja käsitellään asianmukaisesti ja tietoturvallisesti. Tietoja saatetaan myös luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuen.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle.
  • Rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu tarvittaessa salattua ja suojattua yhteyttä̈ käyttäen.

MANUAALINEN AINEISTO

  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään, kun se on saatettu sähköiseen muotoon.
  • Tiedot säilytetään vain niiden käyttötarpeen mukaisen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.
  • Käytettäessä kolmannen osapuolen palveluita, ESM-Sähkö Oy solmii kyseisten tahojen kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, jossa nämä tahot sitoutuvat Tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin henkilötietojen käsittelyyn ja mm. tietoturvaan liittyen.

SÄHKÖINEN AINEISTO

  • Sähköinen aineisto säilytetään asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tietokoneella tai tallenteella taikka asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisella palvelimella tai palvelussa.
  • Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus niillä rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.
  • Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla.
  • Luottamuksellisten tietojen, kuten pankki- ja luottokorttitietojen keräämisessä ja siirtämisessä käytetään SSL-suojattua yhteyttä.
  • Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioitujen tietojen palauttamismahdollisuus testataan.
  • Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

10. Tarkastusoikeus

  • Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa.
  • Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

  • Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista.
  • Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
  • On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi sähköisessä muodossa toiselle palveluntarjoajalle.
  • Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus.
  • Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti.
  • Markkinointirekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi.
  • Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
  • Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, tai muun pakottavan lainsäädännön takia kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
  • Rekisterinpitäjän verkkosivustolla vieraileva voi tyhjentää tai estää evästeet käyttämänsä selaimen tai laitteensa asetuksista, mikä kuitenkin voi heikentää sivuston käyttäjäkokemusta tai aiheuttaa toimintahäiriöitä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi.